مدیریتهای اجرائی

ساختار نظام
اجرائي کشور

قسمت بيستم

محمدرضا
حافظ‌نيا

مديريتهاي
اجرائي

در ادامه
بحث مديريتهاي اجرائي، نکاتي را پيرامون ويژگيهاي اعتقادي، رفتاري و تخصصي مديريت
مطلوب به عنوان بخشي از مبحث مديريتهاي اجرائي ارائه نموديم که اکنون همان نکات را
در اين بخش ادامه مي‌دهيم:

***

6- معتقد و
عامل به تفويض اختيار:

تفويض
اختيار در دستگاههاي اجرائي و غير اجرائي اصل پذيرفته شده‌اي است تفويض اختيار
باعث مي‌گردد تا از تراکم امور در رأس دستگاه کاسته شده و فراغت بيشتري براي تفکرو
انديشه مديريت ايجاد گردد. مديراني که همه امور رابا روحيه تمرکزگرائي شخصا عهده
دار مي‌گردند فرصت انديشيدن را پيدا نمي‌کنند و صبح تا شب تلاش مي کنند و خستگي
روحي و جسمي پيدا مي‌نمايند ولي بازده زيادي ندارند. لذا براي نجات مديريت از امور
سطحي و کم ارزش و روبنائي، اعتقاد به تفويض اختيار و عمل به آن ضروري مي‌باشد.
بعضي مديران که به اهميت اين مسئله واقف نيستند و برخي تازه کار و کم تجربه مي‌باشند
و داراي قوت و درک لازم براي مديريت نمي‌باشند سعي مي‌کنند که کنترل جزئي‌ترين
امور دستگاه را در عهده خود گيرند و حتي اموري که بايد در استانها و يا شهرستانها
انجام پذيرد را در سطح مرکز انجام مي‌دهند. اين امر نه تنها باعث درگيري آنها در
امور پيش پا افتاده فاصله گرفتن از انديشيدن پيرامون مسائل اساسي مربوط مي‌گردد
بلکه مردم رنج کشيده شهرستان و استان را نيز با اين همه مشکلات به مرکز مي‌کشاند و
گرفتارشان مي‌نمايد، البته کشيده شدن ارباب رجوع شهرستاني و استاني که ذينفع مي‌باشد
به مرکز، مصائب فراواني را بوجود مي‌آورد که به تنهائي موضوع بحث جداگانه‌اي مي‌تواند
قرار بگيرد.

اصل تفويض
اختيار تنها منحصر به دستگاههاي اجرائي نيست بلکه دستگاههاي قانون‌گذاري نيز به آن
پايبند هستند مثلا مجلس، برسي و تصميم‌گيري در بعضي امور را به کميسيونها و جلسات
و شوراهاي اختصاصي‌تر محول مي‌نمايد تا خود به امور اساسي‌تر جامعه بپردازد و وقت
و امکانات مجلس را به امور سطحي درگير ننمايد.وزارتخانه‌اي که نتواند اجراي امور
را به واحدهاي اجرائي استاني و شهرستاني خود محول نمايد کمتر خواهد توانست در
انجام رسالتهاي قانوني و اجتماعي خود توفيق حاصل نمايد. استاندارد و فرماندار و
مدير کلي که سعي بر تمرکز امور در رأس دستگاه خود داشته باشد و کنترل و تصميم‌گيري
درمسائل جزئي را در اختيار خود گيرد کمتر موفق خواهد بود.

بنابراين
مديرانب ايد به اصل تفويض اختيار توجه نموده و حتي المقدور امور جزئي را به
مسئولين و کارکنان حيطه مديريت و يا واحدهاي استاني و شهرستاني تفويض نمايند و خود
را از گرفتاريهاي جزئي و جنبي آزاد نموده و پيرامون مسائل اساسي دستگاه بغور و
بررس و تفکر و برنامه‌ريزي و آينده‌نگري بپردازند امر تفويض اختيار مستلزم داشتن
همکاران معتمد مي‌باشد و لذا مديريت بايد در گزينش دستياران و معاونين و همکاران
خود دفت نموده و افرادمورد اعتمادي را انتخاب کرده وامور را به آنها محول نمايد
البته از آنجائي که لازم است مديريت از جزئي‌ترين مسائل رويداده درحيطه کار خود
اطلاع داشته و نارسائيها را اصلاح نموده و هماهنگي لازم را بوجود آورد و از بروز
آشفتگي در دستگاه جلوگيري نمايدف مي‌بايست نظارت لازم را معمول داشته و امور را
مراقبت نمايد و اين امر نيز مستلزم ابداع شيوه نظارت مي‌باشد.

مديراني که
قدرت تفويض اختيار به همکاران خود را نداشته و در کليه امور شخصا تصميم مي‌گيرند،
مدديران ضعيف و ناتواني هستند که مشکلات و مسائل بالقوه‌اي را براي دستگاه اجرائي
مربوط و نيز مردم و جامعه بوجود مي‌آورند.

7- داشتن
ارشديت در بين همکاران:

ارشديت در
زمينه‌هاي تعهدي، تخصصي، علمي، سني، تقوائي، ايثار، شجاعت و غيره مطرح مي‌باشد.
رعايت اين جنبه در انتخاب مديران به موفقيت آنها و نيز پيشرفت کار دستگاه کمک
خواهد نمود. ارشديت باعث مي‌گرددکه روح اطاعت از مدير در همکاران قوت گرفته و
مقوبليت و پذيرش در آنها بوجود ايد و هرگاه مدير از ارشديت برخوردار باشد اعمال
مديريت در اداره دستگاه مشکل نخواهد بود و مديريت کمتر نياز به توسل به حربه‌هاي
قانوني و تنبيهي و تشويقي براي اعمال مديريت خواهد داشت زيرا ارشديت طبيعتاً تواضع
را در فرد مقابل بوجود مي‌آورد. در يک محفل و مجلس علمي دانشجويان و طلاب علم در
مقابل استاد خود خضوع نشان مي‌دهند زيرا او را داراي ارشديت علمي مي‌دانند. در
کلاس درس دانش آموزان معلم را داراي ارشدتي علمي مي‌دانند واگر معلم فاقد اين خصلت
باشد مسلما دانش آموزان در کلاس آرام نخواهند داشت و کنترل کلاس کار مشکلي بوده و
معلم کم سوادناگزير از بکارگيري حربه تنبيه خواهد بود!!

در اينجا
لازم است يادآوري گرددکه منشاء شلوغي دانش آموزدن در کلاس را بايد بجاي خود دانش
آموز، در سواد و مهارت و ميزان ارشديت علمي معلم جستجو نمود. در يک اداره اگر رئيس
و مديريت فاقد ارشديتي تخصصي نسبت به همکاران خود باشد کمتر توفيق خواهد داشت. در
يک دانشگاه و يا موسسه آموزشي نيز وضع بهمين ترتيب است. در انتخاب فرماندار و
فرمانده نيز رعايت آن به توفيق آنها کمک خواهد نمود اگر مديريت فاقد ارشديت در يک
يا چند صفت بويژه صفت مرتبط با ماهيت دستگاه مربوطه باشد کمتر خواهد توانست در
کارش موفق شود و پذيرش او از ناحيه همکاران دستگاه قبلي نواهد بود بلکه او را
تحميلي خواهند پذيرفت و وقتي چنين تلقي‌اي در يک دانشگاه يا اداره يا وزارتخانه و
ي استان و يا شهرستاني زا ناحيه کارگزاراني بوجود آيد، مسلمان با مديريت، همکاري
قلبي نداشته و در حد رفع مسئوليت و«کج‌دار و مريز» و گزير از مجازاتهاي قانوين
فعاليت خواهند داشت و معلوم است که همکاري آنها چه نتيجه و بازدهي را بهمراه خواهد
داشت! در چنين شرايطي کارکنان در جلسات و شوراها و برخوردها با نگاهها و حالتهاي
خود عدم پذيرش را بيان خواهند داشت و داراي روحيه کارکردن نيز نخواهند بود.

بنابراين،
هر چند رعايت اصل ايمان و تعهد در مديران از مسلمات است ولي بايد در کنار اين صفات
به جنبه‌هاي ديگر مدير بويژه جنبه‌هاي تخصصي و علمي و ايثارگري نيز توجه شده و از
بين افراد متعهد مديران متعهدتر و با تقوي‌تر و عالم‌تر و مجرب‌تر از بين کارکنان
دستگاه انتخاب گردند و اصل ارشديت در يک يا چند صفت رعايت گردد.

بطور کلي
مديريت بايد از حسن شهرت و مقبوليت بين همکاران و مردم برخوردار باشد. بنابراين
لازم است در انتخاب مديران مراکز آموزشي و علمي و مديريتهاي سياسي جامعه چون
فرماندار و استاندار و مديران واحدهاي اداري و غيره بدور از خط بازيهاي سياسي
و  بي‌مورد با رعايت اصل تعهد و تدين و
جوهر مديريت، اصل ارشديت لحاظ شده و از انتخاب افراد تازه کار و آنهائيکه فاقد
ارشديت علمي و تجربي مي‌باشند خودداري گردد تا امور جامعه بنحو بهتر سرو سامان يافته
و اعمال مديريت بصورت ساده‌تر مقدور باشد.

البته بايد
توجه داشت که ارشديت علمي بمعني داشتن مدرک بالاتر نيست بلکه مقصود داشتن علم و
دانش بيشتر است که امکان داردبا مدرک فرد مطابقت نداشته و بيشتر باشد، توجه به اصل
ارشديت بيانگر اينست که هر رده مديريت بايد از ارشديت نسبت به رده پائين‌تر
برخوردار باشد و از همه مهمتر نمايندگان مجلس شوراي اسلامي مي‌بايست از هر حيث
نسبت به کارگزاران اجرايئ از ارشديت مطلوب، برخوردار باشند.

8- حساسيت
نسبت به حل مسائل و مشکلات واحدهاي تابعه:

اصولا
واحدها و قسمتهاي مختلف دستگاههاي اجرائي در مسير انجام وظايف محوله با مکلات و
مسائل روبرو مي‌شوند و بروز مشکلات باعث کندي و يا توقف در روند معمولي انجام
وظيفه آن مي‌گردد و چونکليه واحدها و بخشهاي يک دستگاه با همديگر پيوند زنجيره‌اي
و سيستمي دارند مسلما توقف و کندي حرکت يک واحد باعث کندي و توقف در کليه قسمتهاي
دستگاه خواهد گرديد. در واقع مشکل و مسئله در يک واحد باعث ايجاد ارتعاش و موجي
شده که به کليه واحدهاي دستگاه سرايت کرده و انها را متأثر مي‌نمايد. بنابراين
مراقبت و پيشگيري از بروز مشکل و مسئله درمسير حرکت واحدها بايد مورد توجه باشد و
در صورت بروز آن لازم است بلافاصله با تدابير مختلف نسبت به رفع آن اقدام گردد.
مديريت که نقش هماهنگي را در دستگاه خود عهده‌دار مي‌باشد مسئوليت مراقبت و پيشگري
از بروز مشکل و نيز رفع آنرا بهنگام ايجاد شدن برعهده خواهد داشت تا از ظهور سلسله
مشکلات و توقف و رکود در جريان امور دستگاه، جلوگيري شده و سلامت فعاليت آن تأمين
گردد.

نکته ديگر
در خصوص حل مشکل واحدهاي تابعه، توجه به مشکلات شخصي همکاران دستگاه مي‌باشد.
معمولا همکاران مدير در معرض مشکلات شخصي قرار دارند که به تنهائي قارد به حل آنها
نيستند و بروز مشکلات شخصي باعث اغتشاش روحي و حواسپرتي و کاهش راندمان کار
همکاران مي‌گردد. بنابراين هم بلحاظ رفع نگراني و عادي کردن کارکنان و هم بلحاظ
ضرورت ايجاد قوت قلب و انگيزه تلاش و فعاليت بيشتر در همکاران لازم است مديراني
حتي المقدور نسبت به رفع مشکلات شخصي آنان تلاش نمايند.

9- حساسيت
نسبت به حل مشکلات مردم:

دستگاههاي اجرائي مسئوليت ارائه
خدمات عمومي و اجتماعي را بعهده دارند و طبعا محل رجوع مردم مي‌باشند و انتظار
مردم از آنها توجه به مشکلات و چاره‌انديشي آن مي‌باشد. غالبا اتفاق می­افتد که ارباب رجوع
دستگاه از چگونگی پیگیری امورمربوطه بی­اطلاع بوده و دچار سرگردانی می­شود. همچنین
ممکن است بعضی از کارکنان دستگاه از حساسیت و تعهد لازم برخوردار نباشد و موجبات
سرگردانی مردم و یا رکود فعالیت و خدماتی دستگاه را فراهم آورند. هر چند امکان
دارد که بعضی از مردم از چگونگی امر و پیگری و مشکلات مربوطه اطلاع داشته و
باصطلاح راه و چاره را بدانند و از عهده کار خود برآمده و تسلیم کم توجهی کارکنان
دستگاه نشوند. ولی عده­ای از مردم از مسائل بی­اطلاع هستند و عدم توجه کارکنان به
آنها باعث عقب افتادن مشکلاتشان خواهد شد. بنابراین بمنظور انجام درست امور مردم
مدیریت باید نسبت به این امر حساس باشد و تدابیر لازم را برای پیشگیری از این وضع
بیاندیشد بخصوص که حساسیت برای حل امور مسلمین برهمه مسلمانان فرض است. پیامبر
اسلام(ص) می­فرمایند: «من اصبح و لم یهتم بامور المسلمین فلیس بمسلم» با این حساب
مدیران بیش از همه می­بایست نسبت به انجام امور مردم و مسلمانان حساس و متعهد
باشند.

10- توانائی سخنوری:

داشتن قدرت سخنوری ـ تا اندازه­ای ـ از ضروریات موفقیت مدیریت
است. هر چه زمان به پیش می­رود بیشتر احسا سمی­گردد که مدیران باید توانائی بیان
مسائل را برای مردم داشته باشدند. بیان مکنونات قبلی و فکری و انتقال آن به مردم و
شنوندگان از طریق زبان امکان­پذیرتر می­باشد و زبان و بیان، بهترین وسیله ارتباط
جمعی می­باشند. مدیران در جهت انجام وظایف محوله ناگزیر به بیان توضیحات لازم
پیرامون مسائل حوزه مدیریت خود برای مردم می­باشند و گاهی اوقات امکان توضیح مسائل
بصورت انفرادی برای مردم مقدور نیست و در یک سخنرانی عمومی امکان تبیین مسائل برای
مردم وجود دارد. مدیری که از قدرت سخنوری برخوردار نباشد در کارش کمتر موفق خواهد
بود بخصوص که امروزه میدران نه تنها برای بیان مسائل حیطه مدیریت خود برای مردم،
ناچار به توانائی در سخنوری می­باشند بلکه ضروریت سیاسی و اجتماعی نیز گاهی اوقات
مدیران را به صحنه­های سخنرانی عمومی می­کشاندو جالب اینکه مردم امورزه از مدیران
انتظار سخنرانی در مجامع را دارند ولو اینکه ظاهرا ارتباطی به کار و مسئولیت آنها
نداشته باشد. مردم توانائی سخنوری مدیریت را دلیل بر قدرت او نیز می­دانند. مدیران
آموزشی و تربیتی و سیاسی و عمومی جامعه بیش از سایر مدیران با قدرت سخنرانی را
داشته باشند تا بتوانند ضمن بیان مسائل مختلف جامعه و تجزیه و تحلیل آنها، نسبت به
ارشاد و هدایت جمعی نیز اقدام نمایند.

11- آشنائی با روحیات مردم:

روحیات مردم در هر منطقه کشور و نیز حیطه مدیریتها نیز تفاوت می­کند
یعنی حیطه مدیریت از یک روستا تا یک بخش و شهرستان و استان و کشور و حتی قاره و
جهان متفاوت است و هر چه حیطه مدیریت محدودتر باشد امکان تجانس روحی مردم بیشتر
است و در حیطه مدیریت امکان دارد مردم از وحدت روحی و یا تنوع روحیاتی برخوردار
باشند و مدیریت کردن در هر جامعه­ای و یا هر قلمروی مستلزم آشنائی با روحیات متنوع
آن جامعه می­باشد. آشنائی با روحیات مردم باعث می­گردد که مدیریت در اعمال روشهای
خود تدابیر لازم را اتخاذ نموده و عنصر روحیه و خلق و خوی مردم را در نظر بگیرد تا
نه تنها با اصطکاکها روبرو نگردد بلکه در اداره امور جامعه نیز توفیق بیشتری کسب
نماید. مثلا کشور ایران و حتی تعدادی از استانها دارای تنوع روحیاتی در بین مردم
می­باشند و طبعا مدیرانی که در سطح کشوری انجام وظیفه می­نمایند(رئیس جمهور ـ نخست
وزیر ـ وزراء ـ و…) و یا آنهائیکه در استانها بخدمت مشغولند(استاندار ـ فرماندار
ـ مدیر کل ـ و…) یقینا باید با روحیات و آداب و رسوم و خلق و خوی مردم مناطق
مختلف آشنا باشند. دراینجامدیریت باید از دانش مردمشناسی و جامعه­شناسی و جغرافیا
بهره­برداری کند. آشنائی با روحیات مردم باعث می­گردد تا زمینه­های انگیزشی نیز
برای مدیریت روشن گردد و بتواند از زمینه­های انگیزشی برای چیشبرد امور کشور و
استان و جامعه و دستگاه استفاده نماید و متقابلا جنبه­هائی که امکان دارد بعنوان
بازوی فشار در برابر سیاستها و برنامه­ها و هدف­گیریهای دولت و دستگاهها ونهادها
مورد استفاده قرار گیرند نیز شناخته شده و مراقبتها وتدابیر لازم اعمال گردد.

لازم بتوضیح است که روحیات در بین همکاران مدیریت نیز یکنواخت
نیست و لذا مدیر باید در اعمال مدیریتخود به تنوع روحیه دردستگاه خود نیز توجه
داشته باشد.

12- قدرت ایجاد وحدت و برقراری حفظ روابط انسانی بین همکاران:

بروز اختلاف و تشتت در روند جریان امور امری محتمل است و هر آن
امکان دارد در یک دستگاه اختلافات بین همکاران با یکدیگر و یا جمعی از همکاران با
هم و یا همکاران با مدیریت بوجود آید. اختلاف ـ ولو کوچک ـ باعث اغتشاش فکری بین
کارکنان دستگاه شده و بازده و کارآئی کارکنان و نتیجتاً کل دستگاه را کاهش می­دهد.
بهر میزان که اختلاف از ابعاد گسترده­تری برخودار باشد تشنج و رکورد در دستگاه
بیشتر بوده و راندمان کار دستگاه بیشتر کاهش خواهد یافت. در واقع بین گسترش اختلاف
و کاهش راندمان رابطه مستقیم وجود دارد. اگر اختلاف بین کارکنان با مدیریت باشد.
بازتاب اختلاف ممکن است تنهاکاهش کارائی نباشد بلکه اثر تخریبی بهمراه داشته باشد
و یا اینکه کارکنان را به موضع­گیری منفی و مبارزه با مدیریت بکشاند که گسترش این
اختلاف نهایتاً به سقوط وی منتهی گردد.

بنابراین مدیریت با سعه صدر و دوراندیشی و متانتی که دارد لازم
است توانائی جلوگیری از شکل­گیری زمینه­های اختلاف در دستگاه و یا کاهش و محو آن
در صحنه فعالیتهای اجتماعی کارکنان و همکاران خود را داشته باشد. این امر به
هنرمندی مدیریت و قدرت او ارتباط مستقیم دارد و یقینا مدیران ضعیف امکان چنین
هنرمندی و تبحری را نخواهند داشت و دستگاه آنها به صحنه کشمکش تبدیل خواهد شد،
مدیران اگر بخواهند در انجام وظایفشان موفق باشند باید از قدرت لازم برخوردار بوده
و یا برخورد پدرانه و توأم  با محبت و
رعایت احترام متقابل و شن و کرامت خود و همکاران، ترتیبی دهند که کارکنان به ارشاد
و هدایت آنها توجه نموده و بقول معروف از ابهت پدر گونگی و شأن آنها چشم بزنند و
ارشاد آنها را بروی چشم بپذیرند. چنین رفتاری از سوی مدیر یقینا زمینه­های بروز اختلاف
را از بین برده و امکان ایجاد روابط انسانی و وحدت بین کارکنان را بوجود خواهد
آورد.

ادامه دارد